PASOS PARA CREAR UNA EMPRESA EN COLOMBIA

A continuación hablaré de los pasos necesarios para crear una empresa en Colombia, con la intención de facilitar a los emprendedores que visitan Emprendimiento Simple, este proceso, ya que es el punto de partida para que desarrollemos una actividad empresarial formal.

En Colombia hemos dado pasos agigantados en este tema aunque nos falta, pero con alegría les puedo decir que hoy en día los trámites y días necesarios para registrar una empresa se han reducido notablemente, esto permite que nuestro nivel de competencia sea mayor con relación a otros países.

Para entrar en materia lo primero que se debe tener claro para Crear una Empresa es la idea y la convicción de querer ser empresario, saber que es un proceso duro lleno de permanentes retos. Posterior a la idea, hay que desarrollar la misma en un Plan de Negocios, el cual es el documento central que se convierte en el manual de operaciones de nuestra organización, debemos realizar un trabajo serio en esta etapa previa, hacer una detallada Investigación de Mercado, diseñar la Estructura Administrativa, evaluar y analizar financieramente el proyecto, entre otras áreas vitales en las empresas. De igual forma debemos tener en cuenta que este documento se convierte en la carta de presentación de la naciente empresa para participar en convocatorias u obtener inversionistas. Para este ítem les relaciono links en los cuales pueden obtener los formatos más comunes de planes de negocio:

www.fondoemprender.com
http://www.bogotaemprende.com/index.php?option=com_content&task=view&id=74

Posterior a tener la idea plasmada en el PDN, procedemos a elegir qué tipo de sociedad vamos a constituir ya que esta determina los pasos siguientes de registro y matricula, de manera breve mencionaremos los tipos de sociedades y empresas, con sus respectivas características teniendo en cuenta que se debe revisar el propósito de nuestra empresa, el número de socios, el grado de obligación y responsabilidad a asumir. En el siguiente cuadro resumen (Hacer Clic para Ampliar):



Si nuestro emprendimiento, no cuenta con socios, tenemos dos alternativas validas, estas son: inscribirnos en Cámara de Comercio como Comerciante-Persona Natural o inscribirnos como Empresa Unipersonal, la cual tiene características similares a la Sociedad Limitada.

Cuando tengamos claro qué tipo de empresa vamos a constituir damos inicio a los tramites ante las diferentes entidades. Los cuales describo a continuación:

ANTE CAMARA DE COMERCIO:

1. Verificar la disponibilidad del Nombre.
2. Diligenciar el formulario de Registro y Matricula.
3. Diligenciar el Anexo de Solicitud del NIT ante la DIAN. (También se puede hacer en la DIAN).
4. Pagar el Valor de Registro y Matricula.

ANTE LA NOTARIA:

1. Escritura Pública. (Esta deberá ser presentada ante Cámara de Comercio en el momento del Registro)
Tener en Cuenta: Todo tipo de sociedad comercial, si tienen menos de 10 trabajadores o hasta 500 salarios mínimos de activos al momento de la constitución, no necesitan escritura pública para constituirse.

ANTE LA DIAN:

1. Inscribir el RUT (Registro Único Tributario).
2. Obtención del NIT (Numero de Identificación Tributaria).

ANTE LA SECRETARIA DE HACIENDA DE LA ALCALDIA:

1. Registro de Industria y Comercio.
2. Registro de Uso del Suelo, Condiciones Sanitarias y de Seguridad.

NOTA: Los tramites de DIAN y Secretaria de Hacienda, se pueden realizar en el caso de algunas ciudades directamente en la Cámara de Comercio.

Como conclusión debo decir que este artículo está compuesto por mis opiniones personales y trabajo investigativo, y sé que les servirá como referencia y punto de partida para crear sus empresas, pero les recomiendo asesorarse, porque cada caso particular tiene variables y además estos procedimientos pueden variar en las diferentes ciudades.

MARCO JURIDICO:

• Código de Comercio Colombiano, Libro Segundo, artículo 98 y subsiguientes.
• Ley 80 de 1993 artículo 7 Parágrafo 3°.
• Ley 222 de 1995.
• Ley 1014 del 26 de enero 2006.
• Decreto 4463 del 15 de diciembre de 2006.
• Estatuto Tributario artículo 79.

PASOS PARA CREAR UNA EMPRESA EN COLOMBIA

Veamos a continuación cuáles son los pasos necesarios para formalizar o constituir legalmente una empresa.
Estos pasos son los necesarios para constituir una empresa en el Perú, pero pueden servir de guía en otros países, que suelen tener procesos similares.
1. Búsqueda y reserva del nombre de la empresa en los Registros Públicos (sólo para Persona Jurídica)( enlace)

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Debemos en primer acudir a la Oficina de Registros Públicos, y verificar que no exista en el mercado un nombre (razón social) igual o similar al que le queremos poner a nuestra empresa.

Al buscar los nombres existentes, debemos asegurarnos de que éstos no se parezcan ni suenen igual al que vamos a usar, debe haber un mínimo de 3 letras diferentes.

Una vez realizada la búsqueda y confirmado de que no existen nombres iguales o similares al que vamos a usar, debemos reservar nuestra razón social para que otra empresa no pueda inscribirse con ese nombre, siendo efectiva la reserva por un plazo de 30 días.

2. Elaboración de la minuta (sólo Persona Jurídica)

La minuta es un documento previo en el cual los miembros de sociedad manifiestan su voluntad de constituir la empresa, y en donde se señalan todos los acuerdos respectivos.

La minuta consta del pacto social y los estatutos, además de los insertos que se puedan adjuntar a ésta.

Los elementos fundamentales de una minuta son:

• los generales de ley de cada socio: sus datos personales, nombres, edad, documentos de identificación, etc.
• giro de la sociedad.
• tipo de sociedad: por ejemplo, S.R.L, S.A, etc.
• tiempo de duración de la sociedad: si es plazo fijo o indeterminado.
• cuándo se van a empezar las actividades comerciales.
• dónde va a funcionar la sociedad (domicilio comercial).
• cuál es la denominación o razón social de la sociedad.
• dónde van a funcionar las agencias o sucursales, si es que las hubieran.
• quién va a administrar o representar a la sociedad.
• los aportes de cada socio. Los cuales pueden ser:
• bienes dinerarios: dinero y sus medios sustitutos tales como cheques, pagarés, letras de cambios, etc.
• bienes no dinerarios: inmuebles o muebles tales como escritorios, sillas, etc.
• otros acuerdos que establezcan los socios.
• el capital social o patrimonio social (aporte de los socios).

Es recomendable elaborar la minuta con la ayuda de un abogado de confianza.

3. Elevar la minuta a escritura pública (sólo Persona Jurídica)

Consiste en acudir a una notaría y llevarle la minuta a un notario público para que la revise y la eleve a Escritura Pública.

Por lo general los documentos que debemos llevar junto con la minuta son:

• minuta de constitución.
• constancia o comprobante de depósito del capital aportado en una cuenta bancaria a nombre de la empresa.
• inventario detallado y valorizado de los bienes no dinerarios.
• certificado de Búsqueda Mercantil emitido por la Oficina de Registros Públicos de la inexistencia de una misma o similar razón social.

Una vez elevada la minuta, no se puede cambiar. Al final, se genera la Escritura Pública, Testimonio de Sociedad o Constitución Social, que es el documento que da fe de que la minuta es legal. Ésta debe ser firmada y sellada por el notario.

4. Elevar la escritura pública en los Registros Público (sólo Persona Jurídica)

Una vez que hemos obtenido la Escritura Pública, debemos llevarla a los Registros Públicos, en donde se realizarán los trámites necesarios para inscribir la empresa en los Registros Públicos.

La Persona Jurídica existe a partir de este paso, es decir, a partir de su inscripción en los Registros Públicos.

5. Obtención del número de RUC

El RUC (Registro Único de Contribuyentes) es lo que identifica a una persona o a la empresa ante la SUNAT para el pago de los impuestos.

Toda persona natural o jurídica está obligada a inscribirse en el RUC, de lo contrario serán sancionadas de acuerdo con el Código Tributario, igual que los inscritos en el RUC que no presenten la declaración.

Para obtenerlo debemos acudir a la SUNAT, llenar un formulario de justificación, y esperar notificación.

6. Elegir régimen tributario

En la misma SUNAT, a la vez que tramitamos la obtención de nuestro RUC, debemos determinar a cuál régimen tributario nos vamos a acoger para el pago de los impuestos, ya sea al Régimen Único Simplificado (RUS), al Régimen Especial de Impuesto a la Renta (RER), o al Régimen General.

Una vez que contamos con nuestro número de RUC, y elegido el régimen tributario al cual acogernos, podemos imprimir los comprobantes de pago (boleta y/o factura) que vamos a utilizar.

7. Comprar y legalizar libros contables

En este paso compramos los libros contables necesarios dependiendo del régimen tributario al cual nos hayamos acogido; y posteriormente, acudimos a una notaria para que sean legalizados por un notario público.

8. Legalizar el Libro de Planillas en el Ministerio de Trabajo (si fuera el caso)

Según la ley, todos los trabajadores de una empresa, no importa las horas que trabajen, deben estar en planilla (lo que implica recibir beneficios tales como gratificaciones, compensación por tiempo de servicio, etc.).

Para este paso, debemos acudir al ministerio de Trabajo, en donde se legalizarán las planillas.

9. Inscribir a los trabajadores en ESSALU (si fuera el caso)

Igualmente debemos registrar a los trabajadores en las oficinas de ESSALUD para que puedan acceder a sus servicios.

Los trámites se realizan en las oficinas de ESSALUD correspondiente a la jurisdicción.

Por lo general, los documentos a presentar son:

• Fotocopia del RUC.
• Planillas en blanco legalizadas.
• Fotocopia del DNI del representante.
• Formulario llenado en la oficina del ESSALUD para la inscripción de los trabajadores.

10. Solicitud de licencia municipal

Consiste en acudir a la municipalidad del distrito en donde va a estar ubicado el negocio, y tramitar la obtención de la licencia de funcionamiento.

Por lo general, los documentos a presentar son:

• Fotocopia del RUC.
• Certificado de Zonificación (zona industrial, zona comercial, zona residencial, etc.).
• Croquis de la ubicación de la empresa.
• Copia de contrato de alquiler o título de propiedad.
• Fotocopia de la escritura pública.
• Recibos de pago por derecho por licencia.
• Formulario de solicitud.

COMO SE CLASIFICAN LAS EMPRESAS

Las empresas se clasifican segun el punto de vista que se elija, existen diversas clases de empresas, asi:

1. De acuerdo con la actividad                                                        
-agropecuarias

-mineras

-industriales

-comerciales

-de servicios

2 De acuerdo con la procedencia de la capital

-privadas

-oficiales

-economía mixta

3. de acuerdo con el tamaño

-pequeña empresa

-mediana empresa

-gran empresa

4.deacuerdo con el numero de propietarios

-individuales

-sociedades

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