Veamos a continuación cuáles son los pasos necesarios para formalizar o constituir legalmente una empresa.
Estos pasos son los necesarios para constituir una empresa en el Perú, pero pueden servir de guía en otros países, que suelen tener procesos similares.
1. Búsqueda y reserva del nombre de la empresa en los Registros Públicos (sólo para Persona Jurídica)( enlace)
Debemos en primer acudir a la Oficina de Registros Públicos, y verificar que no exista en el mercado un nombre (razón social) igual o similar al que le queremos poner a nuestra empresa.
Al buscar los nombres existentes, debemos asegurarnos de que éstos no se parezcan ni suenen igual al que vamos a usar, debe haber un mínimo de 3 letras diferentes.
Una vez realizada la búsqueda y confirmado de que no existen nombres iguales o similares al que vamos a usar, debemos reservar nuestra razón social para que otra empresa no pueda inscribirse con ese nombre, siendo efectiva la reserva por un plazo de 30 días.
2. Elaboración de la minuta (sólo Persona Jurídica)
La minuta es un documento previo en el cual los miembros de sociedad manifiestan su voluntad de constituir la empresa, y en donde se señalan todos los acuerdos respectivos.
La minuta consta del pacto social y los estatutos, además de los insertos que se puedan adjuntar a ésta.
Los elementos fundamentales de una minuta son:
- los generales de ley de cada socio: sus datos personales, nombres, edad, documentos de identificación, etc.
- giro de la sociedad.
- tipo de sociedad: por ejemplo, S.R.L, S.A, etc.
- tiempo de duración de la sociedad: si es plazo fijo o indeterminado.
- cuándo se van a empezar las actividades comerciales.
- dónde va a funcionar la sociedad (domicilio comercial).
- cuál es la denominación o razón social de la sociedad.
- dónde van a funcionar las agencias o sucursales, si es que las hubieran.
- quién va a administrar o representar a la sociedad.
- los aportes de cada socio. Los cuales pueden ser:
- bienes dinerarios: dinero y sus medios sustitutos tales como cheques, pagarés, letras de cambios, etc.
- bienes no dinerarios: inmuebles o muebles tales como escritorios, sillas, etc.
- otros acuerdos que establezcan los socios.
- el capital social o patrimonio social (aporte de los socios).
Es recomendable elaborar la minuta con la ayuda de un abogado de confianza.
3. Elevar la minuta a escritura pública (sólo Persona Jurídica)
Consiste en acudir a una notaría y llevarle la minuta a un notario público para que la revise y la eleve a Escritura Pública.
Por lo general los documentos que debemos llevar junto con la minuta son:
- minuta de constitución.
- constancia o comprobante de depósito del capital aportado en una cuenta bancaria a nombre de la empresa.
- inventario detallado y valorizado de los bienes no dinerarios.
- certificado de Búsqueda Mercantil emitido por la Oficina de Registros Públicos de la inexistencia de una misma o similar razón social.
Una vez elevada la minuta, no se puede cambiar. Al final, se genera la Escritura Pública, Testimonio de Sociedad o Constitución Social, que es el documento que da fe de que la minuta es legal. Ésta debe ser firmada y sellada por el notario.
4. Elevar la escritura pública en los Registros Público (sólo Persona Jurídica)
Una vez que hemos obtenido la Escritura Pública, debemos llevarla a los Registros Públicos, en donde se realizarán los trámites necesarios para inscribir la empresa en los Registros Públicos.
La Persona Jurídica existe a partir de este paso, es decir, a partir de su inscripción en los Registros Públicos.
5. Obtención del número de RUC
El RUC (Registro Único de Contribuyentes) es lo que identifica a una persona o a la empresa ante la
SUNAT para el pago de los impuestos.
Toda persona natural o jurídica está obligada a inscribirse en el RUC, de lo contrario serán sancionadas de acuerdo con el Código Tributario, igual que los inscritos en el RUC que no presenten la declaración.
Para obtenerlo debemos acudir a la SUNAT, llenar un formulario de justificación, y esperar notificación.
6. Elegir régimen tributario
En la misma SUNAT, a la vez que tramitamos la obtención de nuestro RUC, debemos determinar a cuál régimen tributario nos vamos a acoger para el pago de los impuestos, ya sea al Régimen Único Simplificado (RUS), al Régimen Especial de Impuesto a la Renta (RER), o al Régimen General.
Una vez que contamos con nuestro número de RUC, y elegido el régimen tributario al cual acogernos, podemos imprimir los comprobantes de pago (boleta y/o factura) que vamos a utilizar.
7. Comprar y legalizar libros contables
En este paso compramos los libros contables necesarios dependiendo del régimen tributario al cual nos hayamos acogido; y posteriormente, acudimos a una notaria para que sean legalizados por un notario público.
8. Legalizar el Libro de Planillas en el Ministerio de Trabajo (si fuera el caso)
Según la ley, todos los trabajadores de una empresa, no importa las horas que trabajen, deben estar en planilla (lo que implica recibir beneficios tales como gratificaciones, compensación por tiempo de servicio, etc.).
Para este paso, debemos acudir al ministerio de Trabajo, en donde se legalizarán las planillas.
9. Inscribir a los trabajadores en ESSALU (si fuera el caso)
Igualmente debemos registrar a los trabajadores en las oficinas de
ESSALUD para que puedan acceder a sus servicios.
Los trámites se realizan en las oficinas de ESSALUD correspondiente a la jurisdicción.
Por lo general, los documentos a presentar son:
- Fotocopia del RUC.
- Planillas en blanco legalizadas.
- Fotocopia del DNI del representante.
- Formulario llenado en la oficina del ESSALUD para la inscripción de los trabajadores.
10. Solicitud de licencia municipal
Consiste en acudir a la municipalidad del distrito en donde va a estar ubicado el negocio, y tramitar la obtención de la licencia de funcionamiento.
Por lo general, los documentos a presentar son:
- Fotocopia del RUC.
- Certificado de Zonificación (zona industrial, zona comercial, zona residencial, etc.).
- Croquis de la ubicación de la empresa.
- Copia de contrato de alquiler o título de propiedad.
- Fotocopia de la escritura pública.
- Recibos de pago por derecho por licencia.
- Formulario de solicitud.
